Page, base de données, vue : les trois objets

Tout se ramène à trois objets. Les confondre est la cause de la plupart des espaces de travail ingérables.

La page

Une page est un document. Elle contient du texte, des images, des listes, d'autres pages.

Elle sert à écrire : une note de réunion, une procédure, un brouillon.

Ce qu'elle ne sait pas faire : être triée, filtrée, comptée, agrégée. Une page est un contenu, pas une donnée.

La base de données

Une base de données est un ensemble d'éléments qui ont les mêmes propriétés.

Une base « Clients » où chaque élément a un nom, un statut, une date de premier contact et un montant. Une base « Tâches » où chaque élément a un titre, une échéance, un responsable et un état.

Chaque élément d'une base est aussi une page : vous pouvez l'ouvrir et écrire dedans. C'est le point le plus élégant du modèle et le plus mal exploité — l'intérieur d'un élément est l'endroit naturel du détail, du compte rendu, des pièces jointes.

Le critère de décision est simple : si vous vous surprenez à vouloir trier, filtrer ou compter, il vous faut une base, pas des pages.

La vue

Une vue est une façon de regarder une base. La base est unique ; les vues sont multiples.

La même base « Tâches » peut être vue :

en tableau, avec toutes les colonnes ; en tableau de bord par colonnes, où chaque colonne est un état ; en calendrier, positionnée sur l'échéance ; en liste filtrée sur « ce que je dois faire aujourd'hui » ; en galerie, si les éléments portent une image.

Les vues ne dupliquent pas les données. Modifier un élément dans une vue le modifie partout. C'est ce qui fait toute la valeur du modèle, et c'est ce que les débutants ne croient pas au début : ils créent trois bases là où il fallait trois vues.

La règle qui évite 80 % des erreurs

Une base par nature d'objet. Jamais une base par contexte.

Une base « Tâches », avec une propriété « Projet ». Pas une base de tâches par projet.

Une base « Contacts », avec une propriété « Type ». Pas une base « Clients » et une base « Prospects ».

Quand vous avez une base par contexte, vous ne pouvez plus rien compter globalement, et vous devez modifier la structure à chaque nouveau contexte. Quand vous avez une propriété, un filtre suffit.

Le test de la question

Avant de créer quoi que ce soit, écrivez les questions auxquelles votre espace doit répondre.

« Qu'est-ce que je dois faire cette semaine ? » « Quels clients n'ont pas eu de nouvelles depuis un mois ? » « Combien de temps ai-je passé sur ce projet ? »

Chaque question devient une vue. Si une question n'a pas de réponse possible avec vos bases, c'est qu'il manque une propriété ou une relation.

Cet exercice de cinq minutes fait plus pour la qualité de votre espace que trois heures de mise en forme.